Закрыть месяц по КС-2/КС-3 без затяжки и кассового разрыва

Генподрядчику и отделу ПТО сметные документы нужны в каждодневной работе: ведомости объёмов по рабочей документации, расчёты дополнительных работ, акты и отчёты по материалам. Для компаний Саратова и Саратовской области ведомости объёмов составляются по рабочей документации, со ссылками на листы и формулами подсчёта. Они служат основой для заказа материалов, закрытия работ и согласования с заказчиком, а любое число в них можно проверить по чертежу. Ведомость используется и в расчётах с поставщиками, и при планировании работ, поскольку в ней видно количество по разделам проекта. Если чертёж и спецификация расходятся, расхождение выносится вопросом проектировщику, а не решается молча.

Когда проект меняется, смета пересчитывается: изменённые разделы выделяются, пересчёт проходит по затронутым позициям, а итоги обновляются. Это позволяет не пересчитывать документ целиком и не терять согласованные значения. Отдельно проверяются сметы субподрядчиков: объёмы сверяются с ведомостью генподрядчика, расценки с технологией, начисления с нормативами. Расхождения оформляются перечнем, и генподрядчик подписывает договор с субподрядчиком, зная, где его расчёт завышен. Сметы на дополнительные работы составляются вместе с обоснованием, которое можно предъявить заказчику: почему работа не была учтена, откуда взят объём и как сформирована цена. Так согласование идёт по документам, а не по устным договорённостям.

К закрытию периода готовятся акты КС-2, справки КС-3 и накопительные ведомости, а при необходимости ведутся отчёты М-29 о расходе материалов и журнал КС-6а. Когда у ПТО нагрузка растёт, группа подключается на пике и снимает часть работы без найма сотрудников. После пика нагрузка возвращается к прежней, и компания не несёт постоянных расходов на сотрудников, которых нужно содержать только временно. Для заказчиков Саратова порядок передачи документов остаётся электронным. Работа ведётся заявками: у каждой есть ответственный и согласованный срок, поэтому ПТО видит, когда ждать результата, и может планировать закрытие периода.